Wstęp:
W dużych organizacjach, takich jak uczelnie wyższe, jednostki samorządowe czy grupy kapitałowe, zarządzanie ubezpieczeniami może być skomplikowane ze względu na liczbę jednostek i wydziałów. Każda z nich może mieć swoje własne polisy, szkody czy dokumenty, które muszą być zarządzane w sposób uporządkowany i przejrzysty.
W systemie Netsoft Broker istnieje możliwość agregowania podmiotów w grupy, co pozwala na efektywne zarządzanie danymi nawet w najbardziej złożonych strukturach organizacyjnych. W tym artykule pokażemy, jak skonfigurować program, aby obsługiwał wiele jednostek, oraz jak wykorzystać tę funkcjonalność w praktyce.
1. Tworzenie struktury organizacyjnej w systemie Netsoft Broker
System Netsoft Broker pozwala na tworzenie hierarchii jednostek, co jest szczególnie przydatne w przypadku dużych organizacji. Jak to działa?
- Dodawanie jednostek: Każda jednostka (np. wydział, szkoła, spółka córka) jest dodawana do systemu jako osobny rekord.
- Grupowanie jednostek: Jednostki można łączyć w grupy, np.:
- Grupy kapitałowe (spółka matka i spółki córki).
- Jednostki samorządowe (gmina, szkoły, przedszkola, ośrodki kultury).
- Uczelnie wyższe (wydziały, jednostki terenowe).
- Wspólnoty mieszkaniowe (zarządca nieruchomości i poszczególne wspólnoty).
Przykład:
Dla uczelni wyższej można stworzyć strukturę, w której każdy wydział jest osobną jednostką, a wszystkie wydziały są zgrupowane pod nazwą uczelni.
2. Przypisywanie użytkowników do jednostek
Każdy użytkownik systemu może zostać przypisany do konkretnej jednostki lub grupy jednostek. Dzięki temu:
- Ograniczenie dostępu: Użytkownicy widzą tylko dane dotyczące swojej jednostki (np. polisy, szkody, dokumenty).
- Uproszczenie procesów: Pracownicy mogą zgłaszać szkody, załączać dokumenty i zarządzać ubezpieczeniami bez konieczności przeglądania danych innych jednostek.
Przykład:
Pracownik wydziału informatyki widzi tylko polisy i szkody związane z jego wydziałem. Nie ma dostępu do danych wydziału chemii czy fizyki.
3. Zgłaszanie szkód w dużych organizacjach – case study
W dużych organizacjach proces zgłaszania szkód może być złożony, ale system Netsoft Broker pozwala go uprościć. Oto jak to działa w praktyce:
- Zgłoszenie szkody: Pracownik jednostki (np. wydziału) zgłasza szkodę przez formularz w programie. Nie musi znać szczegółów polisy – wystarczy, że wypełni podstawowe informacje i załączy wymagane dokumenty.
- Analiza zgłoszenia: Zespół ds. ubezpieczeń w centrali organizacji analizuje zgłoszenie i decyduje, czy szkoda powinna trafić do Kancelarii Brokerskiej, czy być likwidowana wewnętrznie.
- Przekazanie do brokera: Jeśli szkoda trafia do Kancelarii Brokerskiej, dane są automatycznie przesyłane przez interfejsy API do systemu Kancelarii Brokerskiej.
- Monitorowanie postępów: Każdy etap likwidacji szkody jest monitorowany w systemie, a użytkownicy otrzymują powiadomienia o zmianach statusu.
Przykład:
W przypadku kolizji służbowego pojazdu pracownik zgłasza szkodę przez system. Zespół ds. ubezpieczeń decyduje, że szkoda trafia do Kancelarii Brokerskiej. Broker otrzymuje zgłoszenie przez API i rozpoczyna likwidację szkody. Wszystkie dokumenty i informacje są synchronizowane między systemem organizacji a systemem brokera.
4. Korzyści z podziału danych na jednostki
- Przejrzystość: Każda jednostka ma dostęp tylko do swoich danych, co ułatwia zarządzanie.
- Bezpieczeństwo: Ograniczenie dostępu do danych zmniejsza ryzyko błędów i nadużyć.
- Elastyczność: Możliwość dodawania nowych jednostek i przypisywania im użytkowników w miarę rozwoju organizacji.
- Automatyzacja: Procesy, takie jak zgłaszanie szkód czy wymiana dokumentów, są zautomatyzowane, co oszczędza czas i redukuje błędy.
5. Podsumowanie: Jak zacząć?
Jeśli Twoja organizacja składa się z wielu jednostek, warto rozważyć wdrożenie systemu Netsoft Broker, który pozwoli na efektywne zarządzanie danymi. Oto kroki, które warto podjąć:
- Zdefiniuj strukturę organizacyjną: Określ, jakie jednostki i grupy będą zarządzane w systemie.
- Przypisz użytkowników: Każdy użytkownik powinien mieć dostęp tylko do danych swojej jednostki.
- Skonfiguruj interfejsy API: Zapewnij automatyczną wymianę danych z Kancelarią Brokerską.
- Szkol zespół: Przeszkol pracowników, jak korzystać z systemu, aby maksymalnie wykorzystać jego możliwości.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak dostosować system Netsoft Broker do potrzeb Twojej organizacji, skontaktuj się z nami przez stronę Netsoft24 lub odwiedź naszego BLOG-a.
Powiązane artykuły:
- Model rozszerzony – dla dużych organizacji – przeczytaj, jak zarządzać szkodami w organizacjach z wieloma jednostkami.
- Nowa Kancelaria Brokerska pełnomocnikiem Nabywcy – dowiedz się, jak zmiana brokera wpływa na zarządzanie danymi.
- Procedury obsługi szkód – zobacz, jak efektywnie zarządzać procesem likwidacji szkód.
