Broker naszym pełnomocnikiem – do kogo należą dane?

Wstęp:

Każda organizacja, niezależnie od wielkości, musi zarządzać swoimi zasobami i majątkiem. Ubezpieczenie tych zasobów to skomplikowane zadanie, wymagające wiedzy i doświadczenia. Współpraca z Kancelarią Brokerską to często najlepsze rozwiązanie, ale coraz więcej firm zastanawia się, kto jest właścicielem danych zgromadzonych podczas tej współpracy.

Brokerzy nie tylko pomagają w wycenie majątku i ocenie ryzyk, ale także zajmują się zawieraniem polis i likwidacją szkód. W efekcie codziennie wymieniane są tysiące e-maili, a dane przetwarzane są przez Kancelarię Brokerską i ubezpieczycieli. W tym artykule przyjrzymy się, do kogo należą te dane i jakie są możliwości ich zarządzania.

1. Korespondencja e-mail – przestarzałe rozwiązanie

W przeszłości wiele Kancelarii Brokerskich opierało się na korespondencji e-mail do wymiany danych z klientami. Jednak ten sposób jest coraz mniej popularny, ponieważ jest czasochłonny i mało efektywny. Dane rozproszone w skrzynkach pocztowych są trudne do zarządzania i narażone na błędy.

Wady tego rozwiązania:

• Brak centralnego miejsca do przechowywania danych.
• Ryzyko utraty ważnych informacji wśród tysięcy e-maili.
• Ograniczona możliwość automatyzacji procesów.

2. Strefa Klienta – wygoda, ale ograniczona kontrola

Większość Kancelarii Brokerskich korzysta dziś z dedykowanych programów komputerowych, takich jak Netsoft Broker. Klienci mają dostęp do swoich danych przez Panel Klienta (tzw. Strefę Klienta), gdzie mogą przeglądać polisy, zgłaszać szkody czy załączać dokumenty.

Zalety Strefy Klienta:

• Łatwy dostęp do danych.
• Możliwość samodzielnego zarządzania niektórymi procesami.

Wady Strefy Klienta:

• Broker pozostaje Administratorem danych.
• Zakończenie współpracy z Kancelarią oznacza utratę dostępu do danych w Panelu Klienta.

3. Dedykowany program u klienta – pełna kontrola nad danymi

Jeśli własność danych jest dla Ciebie priorytetem, warto rozważyć zakup własnego programu, takiego jak Netsoft Broker. W tym scenariuszu zarówno Broker, jak i Klient mają swoje osobne systemy, które wymieniają dane przez interfejsy API.

Zalety tego rozwiązania:

• Klient jest Administratorem własnych danych.
• Możliwość rozszerzenia systemu o dodatkowe funkcje, np. zarządzanie flotą pojazdów, kalendarze rezerwacji, przydzielanie kierowców czy procedury leasingowe.
• Niezależność od brokera – nawet po zakończeniu współpracy dane pozostają w systemie klienta.

Przykład:
Firma z dużą flotą pojazdów może wykorzystać system nie tylko do zarządzania ubezpieczeniami, ale także do obsługi przeglądów, rezerwacji czy opłat leasingowych. Może budować procedury alternatywne, których Kancelaria Brokerska w ogóle nie potrzebuje.

4. Interfejsy API – integracja z istniejącymi systemami

Dla firm, które już korzystają z zaawansowanych systemów IT (np. ERP lub CRM), idealnym rozwiązaniem może być integracja przez interfejsy API. W tym przypadku dane są wymieniane między systemem Klienta a systemem Kancelarii Brokerskiej w czasie rzeczywistym.

Jak to działa?

• Klient zgłasza szkodę w swoim systemie, a dane automatycznie trafiają do systemu brokera.
• Broker wprowadza nową polisę, a informacje o niej pojawiają się w systemie klienta.

Zalety interfejsów API:

• Brak konieczności korzystania z dodatkowego programu.
• Pełna integracja z istniejącymi systemami firmy.
• Automatyzacja procesów i redukcja błędów.

5. Podsumowanie: Kto jest właścicielem danych?

Wybór rozwiązania zależy od potrzeb i możliwości Twojej organizacji:

• Strefa Klienta to dobre rozwiązanie dla firm, które chcą szybkiego dostępu do danych bez konieczności inwestycji w IT.
• Własny program to idealne rozwiązanie dla organizacji, które chcą mieć pełną kontrolę nad danymi i rozszerzyć program o dodatkowe funkcje.
• Interfejsy API to najlepszy wybór dla firm, które już korzystają z zaawansowanych systemów IT i chcą je zintegrować z systemem Kancelarii Brokerskiej.

Najważniejsze, że niezależnie od wybranej opcji, możesz mieć pewność, że Twoje dane są bezpieczne i dostępne w każdej chwili.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak zarządzać danymi w systemie Netsoft Broker, przeczytaj nasz artykuł: Kupiłem program – gdzie go zlokalizować?. A jeśli masz pytania, skontaktuj się z nami przez stronę Netsoft24 lub odwiedź naszego BLOG-a.

Powiązane artykuły:

1. Kupiłem program – gdzie go zlokalizować? – przeczytaj o różnych opcjach hostingu programu Netsoft Broker.
2. Alerty, automatyczne SMS-y, e-maile i cykliczne raporty w Netsoft Broker – dowiedz się, jak automatyzować procesy w systemie.
3. Strefa Klienta vs Własny System z Interfejsami API – Które rozwiązanie wybrać? – porównanie dwóch głównych modeli współpracy z brokerem.